أتمتة عملية استلام وثائق البناء باستخدام وكيل ذكاء اصطناعي عبر البريد الإلكتروني

يقوم الوكيل الذكي بتنفيذ الخطوات التالية:

1. مراقبة صندوق الوارد
   يقوم بفحص صندوق الوارد المخصص للمشروع باستمرار بحثًا عن مرفقات جديدة.
2. استرجاع الملفات وتحليلها
   يقوم بتنزيل ملفات PDF وتحليل محتواها لاستخراج الحقول ذات الصلة.
3. التحقق الأمني
   يقوم بفحص الملفات باستخدام Microsoft Defender for Storage قبل معالجتها.
4. تصنيف المستندات
   يحدد نوع المستند (طلب معلومات، مستند مقدم، أمر تغيير، غير ذلك) بناءً على المحتوى والحقول الرئيسية.
5. الإيداع في Procore
   يُحمّل المستند إلى الموقع الصحيح في Procore، بناءً على نوع المستند والمقاول من الباطن.
6. التسجيل المنظم
   يُضيف رابطًا إلى ملف PDF المخزّن في جدول بيانات التتبع (المخزّن أيضًا في Procore)، بما في ذلك البيانات الوصفية مثل:

• رقم المشروع؛
• نوع المستند؛
• المرسل؛
• العنوان؛
• الشركة؛
• رقم الوثيقة، وما إلى ذلك

وهذا يؤدي إلى إنشاء مسار استقبال منظم وقابل للتتبع، بدءًا من البريد الإلكتروني وصولاً إلى سجلات المشروع المنظمة.

يعمل هذا الحل على منصة Microsoft Azure باستخدام:

• Azure Functions للتنسيق
• Azure App Containers للمعالجة
• Azure Blob Storage وQueue Storage لضمان المعالجة الآمنة
• Azure Entra ID لإدارة الهوية
• Azure Key Vault لإدارة الأسرار
• Azure Monitor من أجل قابلية الرصد

انتقل استلام المستندات من المعالجة اليدوية إلى التصنيف الآلي والتخزين المنظم. وانخفض وقت المعالجة بشكل ملحوظ، مما أدى إلى تسريع عمليات الموافقة وتقليل الاختناقات.

استعاد مديرو المشاريع وفرق العمليات ما يقارب 35 ساعة شهريًّا كانت تُنفق سابقًا على الأعمال الإدارية المتكررة.

أدى التصنيف الآلي والتسجيل الموحد إلى تقليل الأخطاء البشرية ومشاكل الإصدارات وفقدان الملفات. وأصبح كل مستند الآن يدخل النظام مزودًا ببيانات وصفية متسقة ومسار تخزين قابل للتتبع.

يوفر سجل Excel المنظم والتخزين المركزي في Procore رؤية واضحة لجميع المستندات التي تمت معالجتها، مما يعزز حوكمة المشروع والاستعداد للامتثال.