E-Mail-KI-Agent für die Erfassung von Bauunterlagen

Über den Kunden

Der Kunde ist ein Bauunternehmen mit Sitz in den USA, das sich auf komplexe, hochwertige und nachhaltige Bauprojekte spezialisiert hat. Mit über 70 Jahren Erfahrung bietet das Unternehmen einen umfassenden Service in den Bereichen Bauvorbereitung, Generalunternehmerschaft, Design-Build und Baumanagement in verschiedenen Sektoren.

Projektteams arbeiten in schnelllebigen Umgebungen, in denen RFIs, Einreichungen und Änderungsaufträge täglich von mehreren Beteiligten bearbeitet werden. Die Dokumentenkontrolle wirkt sich direkt auf Genehmigungen, SLAs und Projektmargen aus.

Herausforderung

Der Kunde verließ sich auf die manuelle Erfassung von Dokumenten aus den Posteingängen der Projekte.

Die Projektteams verbrachten viel Zeit damit, Anhänge aus E-Mails herunterzuladen, RFIs und Einreichungen zu klassifizieren und Dateien in Procore und SharePoint hochzuladen. Die Informationen waren oft unvollständig, uneinheitlich beschriftet oder nicht Procore-fähig.

Dies führte zu mehreren Geschäftsrisiken:

sich wiederholende, fehleranfällige manuelle Arbeitsabläufe;
Versionskontrollprobleme und verlegte Dokumente;
verzögerte Genehmigungen und verpasste SLAs;
höhere Nacharbeitskosten;
eingeschränkte Prüfungstransparenz während des gesamten Projektlebenszyklus.

Ingenieure und Projektmanager wurden zu Verwaltungsarbeiten herangezogen, anstatt höherwertige Koordinations- und Ausführungsaufgaben zu übernehmen.

Gelieferte Lösung

Wir haben einen E-Mail-KI-Agenten entwickelt und implementiert, der den Dokumenteneingang vom Posteingang zu Procore und SharePoint automatisiert.

Die Lösung fängt eingehende E-Mails ab, verarbeitet Anhänge, klassifiziert Dokumente und protokolliert sie direkt im Projektmanagementsystem.

Automatisierter Arbeitsablauf bei der Aufnahme

Der KI-Agent führt die folgenden Schritte aus:

Posteingangsüberwachung
Überprüft kontinuierlich einen speziellen Projekteingang auf neue Anhänge.
Dateiabruf und Parsing
Lädt PDF-Dateien herunter und analysiert den Inhalt, um relevante Felder zu extrahieren.
Sicherheitsüberprüfung
Scannt Dateien vor der Verarbeitung mit Microsoft Defender for Storage.
Dokumentenklassifizierung
Identifiziert die Art des Dokuments (RFI, Einreichung, Änderungsauftrag, Sonstiges) anhand des Inhalts und der Schlüsselfelder.
Ablage in Procore
Lädt das Dokument an den richtigen Ort in Procore hoch, je nach Typ und Subunternehmer.
Strukturierte Protokollierung
Fügt einen Link zu der gespeicherten PDF-Datei in ein (ebenfalls in Procore gespeichertes) Tracking-Tabellenblatt ein, einschließlich Metadaten wie z.B.:

Projekt-ID;
Dokumenttyp;
Absender;
Titel;
Unternehmen;
Dokumentnummer, etc.

So entsteht eine saubere, nachvollziehbare Eingangspipeline von der E-Mail bis zu den strukturierten Projektunterlagen.

Cloud-native Architektur

Die Lösung läuft auf Microsoft Azure und nutzt:

Azure Functions für die Orchestrierung
Azure App Containers für die Verarbeitung
Azure Blob Storage und Queue Storage für eine sichere Handhabung
Azure Entra ID für die Identitätsverwaltung
Azure Key Vault für die Verwaltung von Geheimnissen
Azure Monitor für Beobachtbarkeit

Die Architektur gewährleistet Skalierbarkeit, Sicherheit und eine zentralisierte Verwaltung, ohne die betriebliche Komplexität zu erhöhen.

Die Ergebnisse des Kunden

Die Implementierung hatte messbare betriebliche Auswirkungen:

70-80% schnellere Aufnahme von Dokumenten

Der Dokumenteneingang wurde von manueller Bearbeitung auf automatisierte Klassifizierung und strukturierte Speicherung umgestellt. Die Bearbeitungszeit sank erheblich, wodurch Genehmigungen beschleunigt und Engpässe reduziert wurden.

35 Stunden pro Monat eingespart

Projektmanager und Betriebsteams gewannen ca. 35 Stunden pro Monat zurück, die zuvor für sich wiederholende Verwaltungsarbeiten aufgewendet wurden.

Verbesserte Genauigkeit und reduziertes Risiko

Durch die automatisierte Klassifizierung und standardisierte Protokollierung wurden menschliche Fehler, Versionsprobleme und verlorene Dateien reduziert. Jedes Dokument wird nun mit konsistenten Metadaten und einem nachvollziehbaren Speicherpfad in das System eingespeist.

Stärkere Prüfbarkeit

Das strukturierte Excel-Protokoll und der zentrale Procore-Speicher bieten eine klare Übersicht über die verarbeiteten Dokumente und stärken die Projektsteuerung und die Bereitschaft zur Einhaltung von Vorschriften.

Automatisierte Aufnahme von Bauunterlagen mit einem E-Mail-KI-Agenten