AI-assistert automatisering av BenSelect-saksoppsett for påmelding til ansattgoder

Manglende eller feilformaterte ansattfelt krevde frem og tilbake før oppsettet kunne begynne.

Spesialister tok tolkningsavgjørelser uten en strukturert eskaleringsvei.

Feil dukket opp midt i oppsettet, etter at datainnleggingen allerede var i gang.

Varierende kontrakter, implementeringsnotater og plandokumenter la til gjennomgangstid uten noen systematisk måte å flagge mangler på.

Spesialistene måtte sette oppsettet på pause og be andre team om avklaring.

Kunden trengte å finne ut om AI og automatisering kunne gjøre saksforberedelsen raskere, samtidig som implementeringsspesialistene beholdt kontrollen over de endelige beslutningene.

Assistenten henter hele saken fra Salesforce – inkludert ansattlister, kontrakter, implementeringsnotater og plandokumenter – og gjør dem om til en strukturert oppsettmodell klar for konfigurasjon i BenSelect.

Før noe skjer i BenSelect, validerer assistenten ansattdataene: den finner manglende felt, flagger dupliserte poster og avdekker datakvalitetsproblemer som ellers ville dukket opp midt i oppsettet. Der informasjon mangler eller er motstridende, oppretter assistenten et gjennomgangspunkt og sender det til implementeringsspesialisten for avklaring.

For strukturerte BenSelect-operasjoner – saksoppslag, opprettelse av utkast, import og validering av ansattdata – bruker assistenten BenSelect-API-et direkte. Trinn i admin-grensesnittet som API-et ikke dekker, blant annet produktkonfigurasjon, kvalifikasjonsinnstillinger og innhenting av dokumentasjon, håndteres av automatisering med Playwright. Sammen gir dette et komplett utkast uten manuell dataregistrering.

Assistenten oppretter eller oppdaterer arbeidsgiverens saksutkast i BenSelect, importerer validerte ansattdata, knytter opp kvalifikasjonsgrupper, klargjør konfigurasjonen av det valgte godeproduktet og lagrer saken som utkast. Endelig publisering forblir under implementeringsspesialistens kontroll. Ingen konfigurasjon tas i bruk uten menneskelig godkjenning.

Etter oppsettet skriver assistenten statusoppdateringer, valideringsresultater og utestående gjennomgangsoppgaver tilbake til Salesforce – noe som gir implementeringsteamet en sanntidsoversikt over saksfremdriften og en tydelig kø med elementer som krever deres innspill.

Assistenten forbereder utkast til BenSelect-oppsett 40 % raskere enn den manuelle prosessen. Implementeringsspesialister bruker tiden sin på å gjennomgå og godkjenne – ikke på å sette sammen og legge inn data.

Arbeidet med manuell gjennomgang av ansattdata og dokumenter ble redusert med 30 %. Strukturert validering kjøres før noe skjer i BenSelect, slik at spesialistene får et forhåndskontrollert datasett i stedet for rådata de må sortere selv.

Tidlig datavalidering fanger opp manglende felt, duplikater og motstridende informasjon før oppsettet begynner — og eliminerer omtrent 2 timer med unødvendig omarbeid per sak.

På tvers av 250–500 saker per år er automatiseringen estimert til å spare omtrent 9,2 timer per sak. Med en fullt belastet spesialistkostnad på 75 dollar per time tilsvarer det 200 000 dollar i årlige driftsbesparelser.

Assistenten eskalerer usikre regler for goder og tvetydige konfigurasjonsbeslutninger til implementeringsteamet i stedet for å løse dem automatisk. Endelig publisering og alle beslutninger med høy risiko forblir under menneskelig godkjenning.