AI-e-mailagent voor documentintake in de bouw

Over de klant

De klant is een Amerikaans bouwbedrijf dat is gespecialiseerd in complexe, hoogwaardige en duurzame bouwprojecten. Met ruim 70 jaar ervaring levert de organisatie volledige dienstverlening in preconstructie, hoofdaannemerschap, design-build en bouwmanagement in uiteenlopende sectoren.

Projectteams werken in een hoog tempo, waarbij RFI’s, submittals en meerwerkopdrachten dagelijks tussen meerdere partijen heen en weer gaan. Documentbeheer raakt rechtstreeks de goedkeuringen, de SLA’s en de projectmarges.

Uitdaging

De klant leunde op handmatige documentintake vanuit de projectmailboxen.

Projectteams besteedden veel tijd aan het downloaden van bijlagen uit e-mails, het classificeren van RFI’s en submittals en het uploaden van bestanden naar Procore en SharePoint. De informatie was vaak onvolledig, inconsistent gelabeld of niet klaar voor Procore.

Dat bracht verschillende bedrijfsrisico’s mee:

repeterende, foutgevoelige handmatige workflows;
problemen met versiebeheer en zoekgeraakte documenten;
vertraagde goedkeuringen en gemiste SLA’s;
hogere kosten voor herstelwerk;
beperkt auditinzicht over de levenscyclus van het project.

Engineers en projectmanagers werden in administratief werk getrokken in plaats van in coördinatie en uitvoering met meer waarde.

De oplossing die wij leverden

We ontwierpen en bouwden een AI-agent voor e-mail die de documentintake automatiseert, van de inbox tot Procore en SharePoint.

De oplossing onderschept binnenkomende e-mails, verwerkt bijlagen, classificeert documenten en legt ze rechtstreeks vast in het projectmanagementsysteem.

Geautomatiseerde intakeworkflow

De AI-agent doorloopt de volgende stappen:

Bewaking van de inbox
Controleert doorlopend een speciale projectmailbox op nieuwe bijlagen.
Ophalen en uitlezen van bestanden
Downloadt pdf-bestanden en leest de inhoud uit om de relevante velden op te halen.
Beveiligingscontrole
Scant bestanden met Microsoft Defender for Storage vóór de verwerking.
Documentclassificatie
Bepaalt het documenttype (RFI, submittal, meerwerkopdracht, overig) op basis van de inhoud en de belangrijkste velden.
Plaatsing in Procore
Uploadt het document naar de juiste plek in Procore, op basis van type en onderaannemer.
Gestructureerde vastlegging
Voegt een link naar de opgeslagen pdf toe aan een overzichtsbestand (dat ook in Procore staat), met metadata zoals:

project-ID;
documenttype;
afzender;
titel;
bedrijf;
documentnummer, enzovoort.

Zo ontstaat een schone, traceerbare intakepipeline van e-mail naar gestructureerde projectgegevens.

Cloud-native architectuur

De oplossing draait op Microsoft Azure met:

Azure Functions voor de orkestratie
Azure App Containers voor de verwerking
Azure Blob Storage en Queue Storage voor veilige afhandeling
Azure Entra ID voor identiteitsbeheer
Azure Key Vault voor het beheer van secrets
Azure Monitor voor observability

De architectuur borgt schaalbaarheid, beveiliging en centrale governance zonder operationele complexiteit toe te voegen.

Resultaten voor de klant

De implementatie leverde meetbaar operationeel effect op:

70-80% snellere documentverwerking

De documentintake ging van handmatige afhandeling naar automatische classificatie en gestructureerde opslag. De verwerkingstijd daalde fors, wat goedkeuringen versnelt en knelpunten wegneemt.

35 uur per maand bespaard

Projectmanagers en operationele teams kregen ongeveer 35 uur per maand terug die eerder naar repeterend administratief werk ging.

Hogere nauwkeurigheid en lager risico

Automatische classificatie en gestandaardiseerde vastlegging verminderden menselijke fouten, versieproblemen en zoekgeraakte bestanden. Elk document komt nu het systeem binnen met consistente metadata en een traceerbaar opslagpad.

Betere auditeerbaarheid

Het gestructureerde Excel-log en de centrale opslag in Procore geven helder zicht op de verwerkte documenten, wat de projectgovernance en compliancegereedheid versterkt.

Documentintake in de bouw automatiseren met een AI-agent voor e-mail